Privacy verklaring
“De Weespertrekvaartmannen” hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
“De Weespertrekvaartmannen” houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Met vragen kun je recht bij het secretariaat: secretariaat@weespertrekvaartmannen.nl
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Van leden:
- Volledige naam
- Email adres
- Adres
- Telefoonnummer
- Bankrekening nummer
- Beeldmateriaal
- Functie in bestuur of commissie
- Evt. andere persoonsinformatie in het kader van de nieuwsbrief (toestemming)
- Wel/geen corona vaccinatie (toestemming)
- Informatie stem (bijv. stemsoort of solozanger)
- Pasfoto (met toestemming)
Van aspirant- en oud-leden:
- Naam
- Email adres
- Telefoonnummer
Van websitebezoekers:
- Naam, contactgegevens en vraag
- IP adres
Voor welk doelen verwerken we persoonsgegevens?
- Het voeren van een ledenadministratie en het innen van contributie.
- Het informeren van leden over, en het plannen van repetitieavonden en
optredens en andere interne samenkomsten (afspreken.nl), email, WhatsApp). - Het vergroten van onze bekendheid en het werven van optredens door inzet communicatiemiddelen (flyers, website, facebookpagina, leaflet, nieuwsbrief).
- Het onderhouden van het verenigingsarchief.
- Het behandelen van eventuele geschillen.
Wat is de wettelijke grondslag op grond waarvan we dit mogen doen?
- Er moet altijd een geldige grondslag zijn om persoonsgegevens te mogen verwerken.
- Bij ons is dat meestal de lidmaatschapsovereenkomst of de toestemming.
- Met de toestemming van de leden verwerken we pasfoto’s. Ook voor publicatie van foto- en beeldmateriaal vragen we toestemming daar waar personen duidelijk in beeld komen. Ook voor gebruik cookies vragen we toestemming aan websitebezoeker.
- Daarnaast vragen we je toestemming om je naam en contactgegevens na beëindiging van het lidmaatschap te bewaren. Dit om je op de hoogte te houden van het koor (o.a. optredens).
- Als we een ander gerechtvaardigd belang hebben houden we altijd rekening met je privacy.
Met wie delen we je persoonsgegevens?
- We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is in het kader van het lidmaatschap. Bijvoorbeeld met de bank om je contributie te innen.
- Verder maken we bijvoorbeeld gebruik van diverse leveranciers (Gmail, WhatsApp, sociale media, MS Office en onze websiteprovider).
Hoelang bewaren we je gegevens?
- Zolang als je lid bent en je nog contributieverplichtingen hebt.
- Tot 2 jaar na de beëindiging van je lidmaatschap
- Daarna bewaren we alleen je naam en je contactgegevens voor zolang je met toestemming op onze oud-ledenlijst staat.
- Zolang je met toestemming op onze oud ledenlijst staat.
- Of totdat we in zijn gegaan op je verzoek om je gegevens te verwijderen
Welke maatregelen nemen we om persoonsgegevens vertrouwelijk te houden?
- We vragen alleen noodzakelijke gegevens.
- We slaan gegevens beveiligd op.
- We beperken toegang tot de gegevens alleen tot de leden die daar toe aangewezen zijn.
- We beveiligen onze website.
- We hebben verwerkersovereenkomsten met leveranciers die voor ons persoonsgegevens verwerken.
Welke rechten hebben jullie?
- Je kunt een gegeven toestemming altijd weer intrekken.
- Je mag vragen welke persoonsgegevens we van je gebruiken.
- Je mag vragen om al je gegevens te wissen. Dat doen we natuurlijk alleen als we die gegevens niet meer nodig hebben.
- Je mag altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.